Ormai manca poco.

Dal 1° gennaio 2019 in Italia ci sarà l’obbligo di fatturare anche fra privati con il metodo della fatturazione elettronica così come avviene già da 3 anni per le fatture verso la Pubblica Amministrazione.
Questo significa sostanzialmente che le fatture dovranno essere emesse dalle aziende Italiane in un formato digitale standard (denominato tracciato) con estensione XML e dovranno essere inviate e ricevute attraverso un sistema di Interscambio (Sdi) gestito direttamente dall’Agenzia delle Entrate.

In questo articolo vogliamo evidenziare quali sono gli adempimenti necessari e tutto ciò che serve alle aziende per poter arrivare pronti al cambiamento del 1 Gennaio 2019.

Questo obbligo che può sembrare un faticoso adempimento burocratico potrebbe invece rivelarsi una grande opportunità per le aziende e apportare numerosi benefici. Infatti introducendo uno standard di fattura unico in Italia, le aziende che si organizzano bene potrebbero automatizzare e velocizzare sia il flusso in uscita che in entrata delle fatturazione ottenendo un risparmio in termini di tempo ed efficienza che inevitabilmente si trasforma in un elevato risparmio economico.
Ad esempio di sicuro tutti i nuovi software di contabilità e di fatturazione dovendosi adeguare giocoforza alla normativa, disporranno dei moduli automatici che riescono ad importare in automatico le fatture in entrata e di completare tutto il ciclo delle fatture attive(generare xml, firmare digitalmente, inviare tramite pec o altro canale accreditato).
Questo si traduce nel fatto che La segretaria sarà sollevata dall’incarico di ricopiare tutte le fatture passive all’interno del gestionale, e magari potrebbe soltanto premere un tasto di invio per inviare tutte le fatture Attive.

Quindi procediamo per gradi e ritornando all’oggetto del nostro articolo, vediamo cosa serve per poter emettere e ricevere fatture dal 1 Gennaio 2019:

1)Serve che la propria fattura sia trasformata in un formato standard XML

2)Serve una firma digitale per apporre un certificato di autenticità ai propri documenti

3)Serve un canale per trasmettere/ricevere le fatture

Analizziamo i 3 punti.

1)Serve che la propria fattura sia trasformata in un formato standard XML

Se già disponete di un software gestionale, allora potete stare tranquilli, poiché sicuramente il software incorporerà per quella data una funzione che trasformerà la vostra fattura in un formato standard XML. Se invece non disponete di un software gestionale, in quanto eravate abituati a creare fatture a mano o con l’aiuto di Excel allora la cosa potrebbe complicarsi, in quando dovrete provvedere da soli alla conversione delle fatture in formato XML.

Ecco gli esempi del formato XML messi a disposizione direttamente dal Ministero sul sito di FatturePa

Fattura singola verso soggetto privato con una sola linea di dettaglio
Fattura singola verso soggetto privato con più linee di dettaglio
Lotto di fatture verso soggetto privato

Come potete comprendere, crearsi da soli, il file Xml non è una cosa proprio agevolissima, per cui per questa fase sarebbe sempre opportuno avvalersi di uno strumento automatico che dopo aver inserito i dati della fattura ci generano il famoso XML. Non a caso ultimamente sono fioccati sul web decine di servizi anche in cloud che per cifre non proibitive ci effettuano questa conversione.

2)Serve una firma digitale per apporre un certificato di autenticità ai propri documenti

Una volta ottenuta la fattura in formato XML, essa sicuramente per le fatture da inviare alla PA, e probabilmente anche per le fatture tra privati; deve essere firmata digitalmente al fine di garantirne l’autenticità. Questa per le imprese dovrebbe essere un’operazione abbastanza semplice. Quasi certamente il titolare dell’azienda disporrà di tale strumento in una sua delle tante forme comuni (carta CNS, SIM, Firma remota…etc). Nel caso non si disponga della firma digitale, si può richiedere facilmente dagli innumerevoli servizi che la offrono online.

3)Serve un canale per trasmettere/ricevere le fatture

Una volta firmato, il nostro XML va mandato all’SDI. La fattura elettronica può essere trasmessa al sistema di interscambio SDI attraverso la PEC, web services propria o di terze parti, sistemi di trasmissione di dati basati su SFTP o anche con gli strumenti che mette a disposizione l’Agenzia delle entrate (una App; un software e una procedura web). La cosa più semplice è utilizzare la PEC. Infatti sia i canali web service e SFTP richiedono un preventivo processo abbastanza lunghetto di accreditamento al SdI, al termine del quale si otterrà un codice numerico di 7 cifre denominato Codice Destinatario. Accreditarsi con web servcice o SFTP significa anche procurarsi nella propria azienda questi servizi e quindi mettere su dei server che offrano tali funzionalità(di invio, ricezione, controllo etc.) oppure utilizzare dei nodi di altre aziende (che sicuramente permetteranno l’utilizzo dei propri strumenti in modo non gratuito, ma previo compenso preventivamente pattuito).
La pec invece è il metodo più semplice in quanto, accreditarsi con questo canale significa soltanto comunicare sul sito dell’agenzia dell’entrate l’indirizzo della PEC che vogliamo utilizzare per inviare e ricevere fatture….. ed il gioco è fatto.
Per mandare la fattura in XML avremo bisogno soltanto dell’indirizzo PEC del nostro cliente e del codice Destinatario ( per chi si accredita con la Pec il codice destinatario è “0000000” (sette zeri)).

Tutte le fatture passive, ci saranno recapitate dal sistema d’interscambio all’indirizzo che abbiamo comunicato. L’unico problema sarà leggerle correttamente visto che come abbiamo visto arriveranno in formato XML che non si presta proprio alla facilità di lettura.
Tuttavia Il ministero offre un servizio gratuito on line per visualizzare le fatture.
Si accede a questo link: Visualizza fatture
Dopo aver fatto l’upload della fattura in formato XML, il sito ci visualizzerà la fattura in questo modo:

Il SdI, per tutte le fatture che riceve in modo corretto, effettua dei controlli di forma , e se rileva errori formali, invia una ricevuta di scarto al mittente sullo stesso canale di invio. In questo caso la fattura non è considerata emessa e va rinviata. Se invece non ci sono errori formali l’SdI recapita la fattura elettronica al destinatario, e in caso di esito positivo invia al soggetto trasmittente una ricevuta di consegna che ci indica anche la data certa della ricezione; data in cui la fattura si considera emessa.

La fattura elettronica va emessa utilizzando lo stesso canale anche verso i privati che non hanno partita IVA. In questo caso le fatture emesse sul codice fiscale del cliente, saranno inviate dall’SDI direttamente sul cassetto Fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Ci sono anche imprese che non avranno l’obbligo di aderire alla fatturazione elettronica (per esempio imprese in regime forfettario).
Anche loro pur non avendo l’obbligo potranno aderire alla normativa della fatturazione elettronica, considerando il fatto che comunque dovranno disporre di almeno un canale di ricezione, in quanto sicuramente fra tutti i loro fornitori ci saranno imprese non esonerate.

Inoltre le fatture dovranno anche essere conservate in un formato valido (le fatture cartacee non avranno più valore legale).
Per cui le aziende dovranno anche preoccuparsi della “Conservazione sostitutiva” e cioè conservare tramite delle soluzioni digitali sui propri server (serve un documento che ne disciplina l’utilizzo) o avvalersi di società che offrono tali servizi.
Anche l’agenzia delle entrate offre un servizio di conservazione gratuito, tuttavia non si assume responsabilità in caso di perdita di ciò che conserva.

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